양천구시설관리공단기록물관리규정

제1장		총 칙	․․․․․․․․․․․․․․․․․	1
제2장		기록관의 설치 및 분장업무	․․․․․․․․․․․․․․․․․	2
제3장		기록물의 관리	․․․․․․․․․․․․․․․․․	3
제4장		기록물의 전산화	․․․․․․․․․․․․․․․․․	5
제5장		기록물의 열람 및 대출	․․․․․․․․․․․․․․․․․	6
제6장		보안관리	․․․․․․․․․․․․․․․․․	6
제7장		사무관리	․․․․․․․․․․․․․․․․․	7
제8장		보 칙	․․․․․․․․․․․․․․․․	16
부 칙		․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․		16

서울특별시양천구시설관리공단규정 제225호

서울특별시양천구시설관리공단기록물관리규정
	제 정	2021. 1. 14.

제 1 장   총    칙

제1조(목적) 이 규정은 서울특별시양천구시설관리공단(이하 “공단”이라 한다)의 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 기록물관리에 관한 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “기록물”이란 공단에서 업무수행과 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록 정보자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 수반되는 모든 활동을 말한다.

3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.

4. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물 이관, 보존, 평가, 폐기, 검색·활용 등의 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

6. “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

7. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및   컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

8. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인     형태로의 작성·송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.

9. “서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 문서(전     자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

10. “전자문서서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이   전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

11. “전자이미지서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

12. “전자이미지관인”이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진     장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말하다.

제3조(적용범위) 이 규정은 본부 및 사업장에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령의 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 따른다.

제 2 장   기록관의 설치 및 분장업무

제4조(기록관의 설치) ①기록관은 기록물관리 주관부서 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물관리 주관부서의 장이 된다.

②이사장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 행정자료실 관리, 문서관리, 간행물 관리, 시청각기록물 관리, 행정정보공개 접수, 기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ①기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록물분류기준표의 관리

4. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리

5. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

7. 기록물서고 관리

8. 본부 및 사업장의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

9. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공

10. 비전자기록물의 전자화

11. 기록물의 검색·열람 제공

12. 정보공개접수 창구

13. 기록물에 대한 통계의 작성·관리

14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

②제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제 3 장   기록물의 관리

제6조(기록물의 생산 및 등록) ①기록관장은 본부 및 사업장에서 수행하는 모든 업무 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
②모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 한다.
③기록관장은 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 각종 기록정보를 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.

제7조(기록물의 정리) ①기록관장은 본부 및 사업장에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개 여부·접근 권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

②본부 및 사업장의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 다음연도 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

제8조(기록물의 이관) ①본부 및 사업장의 장은 기록관의 기록물 수집계획에 따라 처리과에서 완결된 기록물에 대하여 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 모든 기록물을 그 목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대하여는 별표 1에 따른 기록물이관시기 연장신청서를 제출한 후에 보존기간의 기산일로부터 10년 이내의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.

②목록 작성은 해당 기록물의 생산자가 작성함을 원칙으로 한다.

③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제2호서식에 따른 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제9조(기록물의 보존) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온·항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

②기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 분류기준은 별표 2와 같다. 다만, 채용절차의 공정화에 관한 법률 및 개인정보보호법 등 다른 법령에 의하여 따로 정한 것은 예외로 한다.

③기록물의 보존기간은 제1항의 규정에 의한 보존기간별 분류기준과 기록물분류기준표에서 정한 보존기간을 기준으로 처리부서의 장이 기록물철 단위로 책정한다.

④보존기간의 기산일은 해당 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 최종적으로 해당 기록물철의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

제10조(공개여부 구분관리) ①기록물의 공개여부는 건단위로 구분하며, “공개”, “부부공개”. “비공개”중 하나를 선택하여 표시한다.
②“부분공개”와 “비공개” 대상 기록물은 “부분공개( )” 또는 “비공개(　)”로 표시하고, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항 각 호의 번호 중 해당번호를 괄호 안에 표시하여 함께 관리한다.

제11조(기록물평가심의회 운영 등) ①기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 양천구시설관리공단 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

②심의회의 위원장은 본부장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 5인 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 직원과 민간전문가 2인을 포함하여 구성한다.

③위원의 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다. 다만, 소속 직원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.

④심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기

3. 그 밖의 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

⑤심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑥심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두되, 간사는 기록물관리전문요원이 된다.

제12조(위원장의 직무) ①위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 직무를 총괄한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

제13조(비밀엄수 의무) 위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 아니 된다.

제14조(심의회 소집 및 경비지급) ①심의회는 위원장 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.

②위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별표 3에 따른 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 심의회에 참석한 것으로 보며 민간 전문가에 대하여는 예산의 범위에서 수당과 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제15조(기록물평가 심사) ①본부 및 사업장의 장은 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 해당 팀장을 기록물평가심사자(이하 “심사자”라 한다)로 지정하여야 한다.

②제1항에 따른 심사자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물평가심의서의 폐기대상 기록물 목록에 따라 소관부서의 보존기록물을 실사하고 폐기 여부를 심사

2. 소관부서별 기록물평가심의서 확정

③심사자는 기록물평가심사 결과에 대하여 별표 4에 따른 기록물 평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 심의회에 제출하여야 한다.

제16조(폐기) 모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

제17조(기록물관리 실태 점검 및 교육) ①기록관장은 본부 및 사업장의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

②기록관장은 기록물정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 본부 및 사업장별 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제 4 장 기록물의 전산화

제18조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」제28조 및 같은 법 시행령 제60조의 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제19조(기록관리시스템 및 장비구축) ①기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

②기록관리시스템은 본부 및 사업장, 국가기록원(또는 관할 전문관리기관)의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다.

제20조(주요 기록물의 전산화) 기록관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 본부 및 사업장의 보존기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 각종 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(전산화 기록물의 보존관리) 기록관장은 전산화 기록물을 디스크, 자기테이프, 디스켓, 광화일 또는 시디(CD)자료로 구분하여 관리한다.

제22조(전자기록물의 백업 및 보존) 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

제 5 장 기록물의 열람 및 대출

제23조(열람 및 대출) ①보존기록물의 열람 및 대출시간은 직원의 근무시간과 같이 한다.

②보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

③보존기록물을 열람 및 대출하고자 하는 사람은 별표 5에 따른 기록물의 대출 및 반입대장에 그 내용을 기재하여야 한다.

④보존기록물의 대출기간은 30일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

⑤보존기록물을 대출받은 직원이 해외출장, 국내장기출장, 전출, 휴·정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제24조(열람·대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 그 밖에 기록물의 열람 또는 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 공단 홈페이지 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제 6 장 보안 관리

제25조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

②기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제26조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운용하여야 한다.

제27조(점검) ①기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 파손여부 및 해충의 발생여부 점검

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

②기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장을 관리하여야 한다.

제 7 장 사무관리

제 1 절  일  반  사  항

제28조(문서의 종류) 문서는 크게 규정문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서와 일반문서로 구분한다.

①규정문서는 공단의 정관, 규정, 내규 등 주로 규정사항을 정하는 문서를 말한다.

②지시문서는 지시, 명령서 등 공단이 각 부서 및 하부기관 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

③공고문서는 공고, 광고 등 일정한 사항을 일반인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

④비치문서는 비치대장, 카드 등 공단이 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

⑤일반문서는 규정문서, 지시문서 및 공고문서와 비치문서 이외의 문서를 말한다.

⑥민원문서는 민원인이 공단에 대하여 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

제29조(문서의 성립 및 효력발생) ①문서는 당해 문서에 대한 결재(전자문서서명 또는 전자이미지서명에 의한 결재를 포함한다. 이하 같다)가 있음으로써 성립한다.

②문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 별도로 정한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.

③민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수·처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수·처리된 것으로 본다.

제30조(사무처리의 원칙) ①모든 사무는 문서로 신속·정확히 처리하여야 하며 책임소재를 명백히 해야 한다.

②다음 각 호에 해당하는 경우에 문서로 처리하지 못한 때에는 즉시 문서로 작성 처리하여야 한다.

1. 긴급하고 중요한 사항으로써 전화, 구술 등 문서 아닌 방법으로 처리한 사항

2. 회의에서 합의된 사항

3. 기타 후일의 업무처리에 관계되거나 참고될 것이라고 인정되는 사항

제31조(문서작성의 원칙) 문서는 다음 각 호의 구분에 의하여 작성한다.

1. 규정문서는 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.

2. 지시문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.

가. 지시

공단 각 부서 및 하부기관에 대하여 개별적, 구체적으로 일정한 사항을 지시하기 위하여 작성하는 문서로서 별지 제1호 서식에 의하여 작성한다.

나. 명령서

임용, 당직, 출장, 휴일근무, 시간외근무 등에 관하여 작성하는 문서로서 연도별 일련번호를 사용한다.

3. 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.

4. 일반문서는 이 규정에서 따로 서식을 정하는 경우를 제외하고는 별지 제1호 서식에 의하여 작성한다.

제32조 (문서작성의 일반원칙) ①문서는 한글정자로 맞춤법에 맞게 쓰되 가로로 쓰며 표준말을 사용한다. 다만 이해가 곤란한 어구를 사용할 때에는 한글로 쓴 다음 괄호( )안에 한자 또는 외국어를 넣어 쓸 수 있다. 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

②문서에 사용되는 숫자는 아라비아 숫자로 쓴다.

③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연․월․일의 글자는 생략하고, 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시한다.

④문서에 쓰는 시․분의 표시는 24시각제에 의하며 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.

제33조(문서의 수정 등) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문자의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인을 찍어야 한다.

제34조(면 표시) ①전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시하여야 한다.

②첨부물의 면 표시는 각 첨부물별로 따로 하며, 전체면의 수는 생략할 수 있다.

제35조(문서에 대한 표시) ①문서의 서식ㆍ금전ㆍ유가증권ㆍ참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 나누어 표시하여야 한다.

②문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금 113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

③기안문 및 시행문에는 가능한 한 공단의 로고ㆍ상징ㆍ마크 또는 홍보문구 등을 표시하여야 한다.

제 2 절   문서의 구성

제36조(문서의 구성) ①기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 구성   한다. 다만, 전자문서인 경우는 두문, 본문, 결문 및 붙임으로 구성하거나, 표제부   와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두   문, 본문의 제목 및 결문으로 본문부는 제목․내용 및 붙임으로 구성한다.

1. 두문은 발신기관명 및 수신자로 한다.

2. 본문은 제목․내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우는 제목 및 내용으 로 할 수 있다.

3. 결문은 발신명의, 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문서서명 또는 전자이미지서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 공단의 우편번호, 주소, 홈페이지 주소, 전화번호, 모사전송번호, 담당직원의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

②문서 두문의 수신자 란에는 수신자 명 또는 수신자 기호를 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 보조기관 또는 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당부서의 장 등으로 쓴다.

③수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자 란에 “수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자 명 또는 수신자 기호를 표시한다.

④제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

제37조(문서의 등록과 분류) ①생산등록번호 및 접수등록번호는 각각 처리부서명과 연도별 등록일련번호로 구성하며, 처리부서는 각 사업부서 단위로 한다.

②문서의 분류는 처리부서별ㆍ단위업무별로 분류하여 별지 제3호 서식의 기록물등록대장에 기록한다.

제38조(항목의 구분) 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -. ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1. 첫째항목의 구분은 1.,  2.,  3.,  4.,․․․․로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라.,․․․․로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4),․․․․로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라),․․․․로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4),․․․․로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라),․․․․로 나누어 표시한다.

7. 일곱째항목의 구분은 ①,  ②,  ③,  ④,․․․․로 나누어 표시한다.

8. 여덟째항목의 구분은 ㉮,  ㉯,  ㉰,  ㉱,․․․․로 나누어 표시한다.

9. 제2호, 제4호, 제6호, 제8호의 경우에 “하” 이상 더 계속될 때에는 거., 너., 더., 러.,․․․․로 이어 표시한다.

제39조(끝 표시) ①문서의 본문이 끝나면 한 자(2타) 띄우고 “끝”표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝” 표시를 하여야 한다.

②본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝” 표시를 하여야 한다.

③연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 “끝” 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝” 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 “이하 빈칸” 표시를 하여야 한다.

④일괄기안의 경우에는 각 안마다 제1항 내지 제3항의 규정에 의하여 “끝” 표시를 하여야 한다.

제40조(발신명의) ①대외로 발신되는 문서는 특별히 정하여진 경우를 제외하고는 이사장 명의로 발송한다.

②공단 내 부서 상호간에 수발되는 문서는 각 부서장의 명의로 발신한다.

③내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제41조(관인의 날인 등) ①인사발령통지서, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서와 대외로 발송되는 시행문에는 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 같다)을 날인하고, 공단 내 부서 상호간에 발신하는 시행문에는 각 부서장이 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 서명하여 시행할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 전자문자서명 또는 전자이미지서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행하여야 한다.

②일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서와 단순한 자료요구, 업무연락ㆍ통보 등 경미한 내용의 문서와, 공단 내 하위부서로 발송하는 문서에는 관인을 찍지 아니하고 기안문 및 시행문의 발신명의 표시의 오른쪽에 “관인생략”의 표시를 한 후 시행할 수 있다.

③관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인 날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제42조(간인) 다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 관인관리자는 관인으로 그 합철되는 부분에 간인을 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가ㆍ인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제 3 절   편철 및 관리

제43조(일반문서류의 편철 및 관리) ①처리부서에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용 중인 일반문서류는 별표 6의 규격에 의한 진행문서파일에 위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

②제1항의 규정에 의한 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 7의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③일반문서의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권호수만 다르게 표시하여야 한다.

④처리완결된 문서류 등은 공공기관의기록물관리에관법률시행규칙 제10조 제4항 내지 제5항의 규정이 정하는 바에 따라 보관용기에 단위업무별로 넣어 관리한다.

제44조(외국어로 된 문서) ①외국어로 된 문서를 접수한 때에는 처리부서에서 한글로 된 번역문을 작성 첨부하여 처리하는 것을 원칙으로 한다.

②외국기관 또는 외국인에게 보낼 문서의 기안은 기안용지에 한글로 기안하여 해당외국어 번역문을 첨부하여 결재를 받음을 원칙으로 한다.

③업무상 필요한 때에는 외국어와 한글을 병용한 서식을 제정하여 사용할 수 있다.

④외국기관에 보내기 위하여 작성하는 문서는 국제서식 또는 관계외국기관의 서식에 따를 수 있다.

⑤외국기관으로 발신하는 문서는 이사장의 명의로 함을 원칙으로 한다. 다만, 특별한 경우에 한하여 외국기관에 상응하는 부서의 장의 명의로 발신할 수 있다.

제 4 절   문서의 접수 및 처리

제45조(문서의 접수ㆍ처리) ①문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서부서에서 직접 받은 문서는 별지 제5호 서식 기록물배부대장에 기록한 후 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.

②접수된 문서에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 별지 제6호 서식의 접수인을 찍어야 한다. 다만, 별지 제1호 서식을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다.

③문서를 접수한 때에는 별지 제3호 서식의 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 접수된 문서의 접수 란에는 접수등록번호 및 접수일시를 표시한다. 다만, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

④처리부서는 다음 각호에 해당하는 문서의 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 부서상호간 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 법률, 예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서

5. 그 밖에 직원의 신상, 교육훈련 등과 관련하여 직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서

⑤제4항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑥정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제5항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.

⑦공단의 홈페이지 또는 공식 전자우편주소를 이용하여 문서를 받아 처리과에서 접수할 수 있다.

⑧민원문서의 접수 및 처리는 민원사무처리규정이 정하는 바에 의한다.

⑨우편으로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송자의 요구가 있는 때에는 별지 제7호 서식의 공문서 영수증을 보내주어야 하며, 인편에 의하여 문서를 접수한 때에는 발신기관 기안문의 적당한 여백에 공단의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명을 제외한다) 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다.

⑩당직근무자가 문서를 접수받은 때에는 다음 근무시간 시작 후 지체 없이 이를 문서부서에 인계하여야 한다.

제46조(문서의 분류 및 처리) 접수하여야 할 문서가 2개 이상의 부서에 관련될 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에서 처리하여야 한다.

제47조(문서의 반송 및 이송) ①접수한 문서가 형식 및 내용상 잘못이 있을 때에는 그 문서의 생산등록번호, 시행일자, 제목과 반송사유를 명시하여 발신기관에 반송할 수 있으며 필요에 따라 전화 등에 의하여 보완하게 할 수 있다.

②그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 부서의 장은 지체 없이 이를 처리부서로 이송하여야 하며, 공단의 업무에 속하지 아니하는 문서는 즉시 발신기관으로 반송하여야 한다.

제 6 절   기안 및 시행

제48조(기안문서) ①문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격상 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

②문서는 서식이 따로 정하여져 있는 것을 제외하고는 별지 제1호 서식(전자문서를 포함한다. 이하 같다) 또는 별지 제2호 서식(내부결재문서에 한한다. 이하 같다)의 기안문을 사용하여야 한다. 다만, 별지 제2호 서식(내부결재문서에 한한다. 이하 같다)은 보고서, 계획서, 검토서 등 내부결재문서에 한하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없다.

②내부결재 문서로 별도 서식이 정하여져 있지 아니한 것도 기안문을 사용할 수 있으며 수신자 란에 “업무연구”, “내부결재” 등의 표시를 한다.

③기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표, 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물은 그 여백에 작성자가 서명 날인한다.

④기안문에는 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)는 ★표시를, 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)는 ⊙표시를 해당직위 또는 직급의 앞 또는 위에 한다. 다만, 다음 각 호의 문서는 이를 생략할 수 있다.

1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2. 제증명 발급, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서

3. 일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

제49조(검토 및 협조) ①기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 검토자(보조기관 또는 보좌기관을 말한다. 이하 같다)의 검토를 받아야 한다. 다만, 검토자의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명 란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

②기안문의 내용이 다른 부서에 관련되는 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 의하여 협조를 얻어야 한다.

③제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있을 경우에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

④협조에 있어서 동의할 수 없는 경우에는 기안문의 해당 서명 란에 “의견 첨부”라고 쓰고 의견을 표시한 곳에 서명하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 아니된다.

⑤협조가 이루어지지 아니한 사항은 결재권자의 결정에 따른다.

제50조(검토자 수) 결재권자의 결재에 이르기까지 검토자의 수는 가급적 2인을 넘지 않도록 하여야 한다.

제51조(수정기안)  수신한 문서를 부서에 시달해야 할 필요성이 있을 때는 원문수정을 요하는 부분을 수신한 문서와 대조할 수 있도록 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 한줄 삭선하고 그 상단 여백에 수정사항을 기입한다. 또한 원문내용에 추가시켜야 할 사항은 삽입표(V)를 하고 기입한다. 수정기안은 결재권자의 결재 전에 업무담당자가 실시한다.

제52조(전자문서의 일괄기안) 전자문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 각 안을 동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.

제53조(장부에 의한 처리) 증명서 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계대장에 기입하여 처리할 수 있다.

제 7 절   결    재

제54조(결재) ①기안한 문서는 이사장의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다.

②결재권자의 결재는 결재란에 서명(전자문서서명 및 전자이미지서명을 말한다. 이하 같다)으로 한다.

제55조(전결, 대결) ①이사장은 문서의 경중에 따라 그 소속직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있다.

②제1항의 위임전결사항은 위임전결규정에 의한다.

③결재권자가 휴가, 출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

④제2항의 규정에 의하여 위임전결사항을 전결하는 경우에는 기안용지에 결재권자의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명 란에 “전결” 표시를 하고 서명하여야 한다.

⑤제2항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 기안용지에 결재권자의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명 란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명 란에 “대결”표시를 하고 서명하여야 하며, 제3항의 규정에 의하여 위임전결사항이 아닌 사항을 대결을 하는 경우에는 기안용지에 결재권자 결재란을 설치하지 아니하고 대결을 하는 자의 서명 란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 한다.

⑥제4항 및 제5항의 규정에 의한 결재권자의 서명 란에는 서명일자를 표시할 수 있다.

제56조(시행문의 작성) ①결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자별로 별지 제1호 서식에 의하여 작성한다. 다만, 수신자가 행정기관이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 때에는 문서접수 란을 표시하지 않을 수 있다.

②이사장이 소속직원 또는 소속부서에 단순한 업무에 관한 지시, 단순한 자료요구, 업무연락 및 통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다. 부서 상호간에 발신하는 문서를 시행하는 경우도 또한 같다.

제 8 절   문서의 발송

제57조(문서의 생산등록ㆍ발송) ①문서는 당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 생산등록번호를 부여하고 처리부서별로 별지 제3호 서식의 기록물등록대장에 등록하고, 내부결재문서인 경우에는 기록물등록대장의 수신자란에 “내부결재”표시를 부여하여야 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 그 생산등록번호와 생산일자가 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

②관인(전자이미지관인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 관인관리자가 관인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다. 전자문서인 경우에는 처리과의 문서수발업무를 담당하는 자가 전자이미지관인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다.

③시행문은 처리부서에서 발송하되 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.

④전신, 전신타자, 전화 또는 모사전송으로 발신하는 문서는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때는 시행문을 그 기안문과 함께 보존하여야 한다.

⑤문서는 전자문서에 의한 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편, 우편, 모사전송, 전신, 전신타자, 전화 등의 방법으로 발송할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편으로 하며, 이 경우에는 문서영수증을 동봉하여 보낼 수 있다.

⑥제5항의 규정에도 불구하고 전자문서는 기관의 공식 전자우편주소를 이용하여 발송할 수 있다.

⑦공단 내 부서 상호간에 수발하는 문서는 처리부서의 기록물등록대장에 의하여 관리한다.

⑧전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없을 때에는 해당문서를 출력하여 발송할 수 있다.

제58조(정책실명제) ①이사장은 주요정책의 결정 또는 집행과 관련되는 다음 각호의 사항을 종합적으로 기록ㆍ보존하여야 한다.

1. 주요정책의 결정 및 집행과정에 참여한 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명과 그 의견

2. 주요정책의 결정 및 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의ㆍ공청회ㆍ세미나  관련 준비자료 및 토의내용

②이사장은 주요정책의 결정을 위하여 공청회ㆍ세미나ㆍ관계자 회의 등을 개최하는 경우에는 개최일시ㆍ참석자ㆍ발언내용ㆍ결정사항ㆍ표결내용 등을 처리부서의 직원으로 하여금 기록하게 하여야 한다.

제 8 장   보      칙

제59조(세부사항) 이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부         칙

제1조(시행일) 이 규정은 공포한 날로부터 시행한다.

제2조(경과규정) 이 규정 시행 당시 공단에서 보유하고 있는 기록물은 이 규정에 의한 기록물로 본다.

【별표 1】기록물이관시시 연장신청서

기록물이관시기 연장신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

처리과명 :

기록물철 분류번호	기록물철 제 목	기록물 형 태	생산연도		보존 기간	단위업무 (단위과제)	이관희망 연 도	연장사유	담당팀
			시작	종료

2. 개별 기록물(건)의 이관을 연기하는 경우

처리과명 :

등록번호	제 목	기록물 형 태	기록물철 분류번호	생산 연도	보존 기간	단위업무 (단위과제)	이관희망 연 도	연장사유	담당팀

【별표 2】기록물의 보존기간별 책정 기준 기록물의 보존기간별 책정 기준
보존 기간	대상기록물
영구	1. 공단의 핵심적인 업무수행을 증명하거나 설명하는 기록물 중 영구 보존이 필요한 기록물 2. 국민이나 기관 및 단체, 조직의 지위, 신분, 재산, 권리, 의무를 증명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 3. 국가나 지역사회의 역사경험을 증명할 수 있는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 4. 국민의 건강증진, 환경보호를 위하여 필요한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 5. 국민이나 기관 및 단체, 조직에 중대한 영향을 미치는 주요한 정책, 제도의 결정이나 변경과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 6. 인문·사회·자연 과학의 중요한 연구성과와 문화예술분야의 성과물로 국민이나 기관 및 단체, 조직에 중대한 영향을 미치는 사항 중 영구보존이 필요한 기록물 7. 공단의 조직구조 및 기능의 변화, 권한 및 책무의 변화, 기관장 등 주요직위자의 임면 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 8. 일정 규모 이상의 국토의 형질이나 자연환경에 영향을 미치는 사업·공사 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 9. 공단의 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정, 결과 및 심사분석 관련 기록물, 외부기관의 기관에 대한 평가에 관한 기록물 10. 대통령, 국무총리의 지시사항과 관련된 기록물중 영구보존이 필요한 기록물 11. 백서, 그 밖에 공단의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 중요 기록물 12. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 및 재해관련 기록물 13. 대통령, 국무총리 관련 기록물과 외국의 원수 및 수상 등의 한국 관련 기록물 14. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리, 확인, 증명에 필요한 중요 기록물 15. 국회와 중앙행정기관 간, 지방의회와 지방자치단체 간 주고받은 공식적인 기록물 16. 외국의 정부기관 혹은 국제기구와의 교류협력, 협상, 교류활동에 관한 주요 기록물 17. 공단 소관 업무분야의 통계·결산·전망 등 대외발표 혹은 대외 보고를 위하여 작성한 기록물 18. 다른 법령에 따라 영구 보존하도록 규정된 기록물 19. 그 밖에 역사자료로서의 보존가치가 높다고 인정되는 기록물
준영구	1. 국민이나 기관 및 단체, 조직의 신분, 재산, 권리, 의무를 증빙하는 기록물 중 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존할 필요성이 없는 기록물 2. 비치기록물로서 30년 이상 장기보존이 필요하나, 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물 3. 관계 법령에 따라 30년 이상의 기간 동안 민·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물
30년	1. 영구·준영구적으로 보존할 필요는 없으나 공단의 설치목적을 구현하기 위한 주요업무와 관련된 기록물로서 10년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 장·차관, 광역자치단체장 등 고위직 기관장의 결재를 필요로 하는 일반적인 사항에 관한 기록물 3. 관계 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 웹기록물 관련 시스템과 행정정보시스템의 구축·운영과 관련된 중요한 기록물 6. 그 밖에 10년 이상의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
10년	1. 30년 이상 장기간 보존할 필요는 없으나 공단의 주요업무에 관한 기록물로 5년 이상의 기간동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 본부·국·실급 부서장의 전결사항으로 공단의 주요업무를 제외한 일반적인 사항과 관련된 기록물 3. 관계 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간동안 민·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
5년	1. 처리과 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 기관을 유지하는 일반적인 사항에 관한 예산·회계 관련 기록물(10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업 관련 단위과제에 포함되는 예산·회계 관련 기록물의 보존기간은 해당 단위과제의 보존기간을 따른다) 3. 관계 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 민사상·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
3년	1. 처리과 수준의 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 행정업무의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기록물 3. 관계 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 민·형사상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 6. 각종 증명서 발급과 관련된 기록물(다만, 다른 법령에 증명서 발급 관련 기록물의 보존기간이 별도로 규정된 경우에는 해당 법령에 따름) 7. 처리과 수준의 주간·월간·분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물
1년	1. 행정적·법적·재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존하여야할 필요가 없는 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물 2. 기관 내 처리과간에 접수한 일상적인 업무와 관련된 사항을 전파하기 위한 지시공문 3. 행정기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등과 관련된 기록물 4. 상급기관(부서)의 요구에 따라 처리과의 현황, 업무수행 내용 등을 단순히 보고한 기록물(취합부서에서는 해당 단위과제의 보존기간 동안 보존하여야 한다)

【별표 3】기록물평가 서면심의의결서

기록물평가 서면심의의결서

심의위원	소속		성명		연락처
심 의 회 개최일시
불참사유
안 건
검토의견
의결내용

년   월   일

심의위원 :            (서명)

양천구시설관리공단 기록물평가심의회 위원장 귀하

【별표 4】기록물평가 심의의결서

기록물평가 심의의결서

일 시
장 소
안 건
의결주문	심의대상 기록물 총( )권에 대하여 보존기간 재책정 ( )권, 폐기 ( )권, 보류 ( )권으로 결정한다.

(      )년도 기록물평가심의회에서 심의한 내용에 대하여 위와 같이 의결합니다.

양 천 구 시 설 관 리 공 단  기 록 물 평 가 심 의 회

심의위원	직 위	성 명	서 명
위원장
위 원
위 원
위 원
위 원
위 원

【별표 5】기록물 반출·반입대장

기록물 반출·반입대장

일련 번호	대출 일자	소속	직급	성명	행정 전화	기록물철 제목	대출사유	서명	반납 일자	담당자 반납확인

【별표 6】진행문서 파일

진행문서 파일(판지파일)

(단위 : ㎝)

←----------- 22.5 ---------→		←1→		←----------- 22.5 ---------→
		제 목
					제 목 창
		부서명
		담당자
				(판지700g/㎡이상, 두께1㎜)

【별표 7】기록물철 표지

기록물철 표지

	↑ 9㎝ ↓
← 9㎝ →	처리과기관코드-단위업무번호-연도별일련번호 기록물철제목 시작년도∼끝연도 처리과
	11㎝×5㎝

【별지 제1호 서식 】 일반기안문(시행문 겸용) 통합서식

양천구시설관리공단

수신자
(경유)
제 목

1. (본문내용) ㅇㅇㅇ 와 관련입니다.

2. (본문내용) ------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------.

가. -----------------------------

나. -----------------------------

붙임 1. 제출서식 1부.  끝.

양천구시설관리공단이사장

수신자

담당자(직위/직급) 서명                     검토자(직위/직급) 서명                   결재권자(직위/직급) 서명

협조자(직위/직급)  서명

시행  처리부서명-일련번호 (시행일자)     접수  처리과명-일련번호 (접수일자)

우         주소                          /  홈페이지 주소

전화 (  )                  전송(  )       /  직원의 공식 전자우편주소  /  공개구분

	< 처 리 요 령 >
(이 란은 서식에 포함하지 아니함) 1. 수신자 ( ) : 수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안 에는 처리할 자(보 조기관 또는 보좌기관을 말한다)의 직위를 쓰되, 처리할 자의 직위가 분명하지 아니한 경우 에는 ○○업무담당부서장 등으로 쓰며, 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰 고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신 자 기호를 표시한다. 2. (경유) : 경유문서인 경우에 (경유)란에□이 문서는 경유기관의 장은 ○○○(또는 제1차 경유기관의 장은 ○○○, 제2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○ ○입니다.□라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목 란에 “경유문서의 이송”이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다. 3. 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다. 4. 발신명의 : 합의제 행정기관 또는 행정기관의 장의 명의를 기재하고, 보조기관 또는 보좌 기관 상호간에 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보조기관의 명의를 기재한다. 5. 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 기관장과 부기관장의 직위는 간 략하게 쓴다. 6. 시행 처리부서 명-일련번호(시행일자) 접수 처리부서 명-일련번호(접수일자) : 처리과 명(처리부서가 없는 기관은 10자 이내의 행정기관명의 약칭)을 기재하고, 일련번호는 연도 별 일련번호를 기재하며, 시행일자와 접수일자 란에는 연월일을 각각 온점(.)을 찍어 숫자 로 기재한다. 다만, 민원문서인 경우로서 필요한 경우에는 시행일자와 접수일자 란에 시ㆍ 분까지 기재한다. 7. 우 주소 : 우편번호를 기재한 다음, 공단(또는 사업장)이 위치한 도로 명 및 건물번호 다 음에 괄호하여 주소를 기재하고, 사무실이 위치한 층수와 호수를 괄호 안에 기재한다. (예) 우156-849 서울특별시 동작구 신대방2동 395 구민회관(2층) 8. 홈페이지 주소 : 공단의 홈페이지 주소를 기재한다. (예) www.idongjak.or.kr 9. 전화 ( ) 전송 ( ) : 전화번호와 모사전송번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다. 기관 내부문서의 경우는 구내 전화번호를 기재한다. 10. 직원의 공식 전자우편주소 : 직원에게 부여한 전자우편주소를 기재한다. 11. 공개구분 : 공개ㆍ부분공개ㆍ비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개ㆍ비공개인 경우에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제16조의 규정(별표 11)에 의한 공개여부 구분 번호를 선택하여 ( )안에 표시한다. ┃ 12. 관인생략 등 표시 : 발신명의의 오른쪽에 관인생략 또는 서명생략을 표시한다. ※ 기안자ㆍ검토자 및 결재권자(직위/직급) 서명 :□기안자ㆍ검토자 및 결재권자□의 용어는 표시하지 아니하고, 기안자ㆍ검토자 및 결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명한다. ※ 협조자(직위/직급) 서명 :□협조자□의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명 한다. ※ 전결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제16조제2항 및 동규정시행규칙 제19조 제1항의 규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치 하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에□전결□표시를 한 후 서명한다. ※ 전결ㆍ대결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제16조제3항 및 동규정시행규칙 제19조제2 항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하 지 아니하고 전결하는 자의 서명란에□전결□표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에□대결□ 표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 행정기관의 장의 결재 란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에□대결□표시를 하고 서명한다. ※ 발의자(★)ㆍ보고자(⊙)의 표시는 직위 또는 직급 앞 또는 위에 한다. ※□수신자□는□받는 자□로 사용할 수 있다.

【 별지 제2호 서식 】 방침서 서식

등록번호	처리부서명-일련번호
등록일자	20 . .
결재일자	20 . .
공개구분
			협조자

(제  목)

※ 필요한 경우 보고근거 및 보고내용을     요약하여 기재할 수 있음

○○○○팀

	< 처 리 요 령 >
(이 란은 서식에 포함하지 아니함) 1. 이 서식은 보고서ㆍ계획서ㆍ검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에 한하여 사용하며, 시행 문으로 변환하여 사용할 수 없다. 2. 등록번호란 : 처리과기관코드(처리부서명과 연도별 일련번호를 기재한다.) 3. 공개구분란 : 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개, 비공개인 경우에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제16조의 규정(별표 11)에 의한 공개여부 구분 번호를 선택하여 ( )안에 표시한다. 4. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 기관장과 부기관장의 직위는 간 략하게 쓴다. 5. 발의자(★), 보고자(⊙)표시 : 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 한다. 6. 전결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제16조 제2항 및 동규정시행규칙 제19조 제1항의 규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아 니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명한다. 7. 전결ㆍ대결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제16조 제3항 및 동규정시행규칙 제19조 제2항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아 니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시 를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명한다. 8. 보조기관 또는 보좌기관의 전결사항이 아닌 결재사항인 경우에는 검토자는 해당란에 서명 을 하고, 보조기관 또는 보좌기관은 그 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰고, 해당란에 서명한다. 9. 크기 및 결재란 수는 조정하여 사용할 수 있다.

【 별지 제3호 서식 】

기록물 등록대장

(처리과 기관코드:        연도:        )

기 본 등 록 사 항
등록구분	생산 (접수) 등록 일자	생산 (접수) 등록 번호	첨부번호	제목	쪽수	결재권자	기안자 (업무 담당자)	시행일자	수신자 (발신자)	문서과 배 부 번 호	생산 기관 등록 번호	전 자 기록물 여 부
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬

분 류 등 록 사 항					시청각기록물추가등록사항
분류번호	특 수 기록물	공 개 여 부	공개제한 부분 표시	특 수 목 록	내 용 요 약	기록물 형 태
⑭	⑮	<16>	<17>	<18>	<19>	<20>

	< 처 리 요 령 >
① 등록구분 : 기록물의 등록종류(1. 일반문서류 생산ㆍ발송 2. 일반문서류 접수 3. 도면류 생산ㆍ발송 4. 도면류 접수 5. 사진ㆍ필름류 6. 녹음ㆍ동영상류 7. 카드류 생산ㆍ접수 8. 카드류 이첩발송)를 선택하여 기입한다. 첨부물이 본문과 형태 또는 종류가 상이(예 : 본문 은 전자문서로 작성되었으나 첨부물은 전자문서가 아닌 경우, 일반문서에 도면, 카드, 시청 각 기록물 등과 같은 기록물이 첨부물로 되어 있는 경우 등)하여, 본문에서 분리하여 별도 의 등록관리가 필요한 경우에는 첨부등록 해당여부를 추가로 선택하여 기입한다. ② 생산(접수)등록일자 : 생산 또는 접수 기록물의 등록일자를 기입한다(예 : 2002. 6. 4). 다만, 민원문서 등 시ㆍ분까지 기입이 필요한 경우에는 시ㆍ분까지 기입한다(예 : 2002. 6. 4, 14:00). ③ 생산(접수)등록번호 : 처리부서명과 연도별 일련번호를 기입한다(예 : 기획팀-1). ※ 카드류는 등록번호를 부여한 후, 이를 해당 카드류에 반드시 연필로 표기한다. 생산한 카드류를 이첩하는 경우에는 시행일자와 수신자란에 이첩발송일과 받은 기관명을 기입 하여야 한다. 다른 기관에서 이첩받는 경우에는 이전기관에서 표시한 생산등록번호를지 우고, 접수기관의 접수등록번호를 표기하여 관리한다. ④ 첨부번호 : 첨부물이 본문과 형태 또는 종류가 상이하여 본문에서 분리하여 별도의 등록관 리가 필요한 경우에는 첨부물 분리등록의 방법을 사용하여 본문의 생산ㆍ접수등록번호에 첨부 일련번호를 추가한 번호를 기입한다(예 : 기획관리부-1-1). ⑤ 제 목 : 기록물의 제목을 기입한다. 다만, 첨부등록의 경우에는 본문에 기재되어 있는 첨부 제목을 기입한다.

【 별지 제4호 서식 】

색인목록(일반문서기록물철)

분류번호 :                                    (생산연도 :       )

일 련 번 호	일 자	등 록 번 호	제 목	보 낸 기 관	받 은 기 관	쪽표시	전자문서여 부	비고

【 별지 제5호 서식 】

기록물 배부대장(문서부서용)

(처리과 기관코드:⑧        연도:        )

접 수 사 항				배 부 사 항
배부번호	접수일자	생산기관 등록번호	제 목	배부일자	받은기관명	인수자
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦

	< 처 리 요 령 >
① 배부번호 : 배부번호(접수단위기관코드＋접수연도＋일련번호)중의 일련번호를 기입한다. ② 접수일자 : 문서부서에서 해당 기록물을 접수한 일자를 기입한다(예 : 2004. 6. 4.). 다만, 민원문서 등 시ㆍ분까지 기입이 필요한 경우에는 시ㆍ분까지 기입한다. (예 : 2004. 6. 4. 14:00) ③ 생산기관 등록번호 : 접수된 기록물에 표시되어 있는 생산기관에서 부여한 생산 등록번호를 기입한다. ④ 제목 : 접수한 기록물의 제목을 기입한다. ⑤ 배부일자 : 일당 기록물을 처리부서로 배부한 일자를 기입한다. ⑥ 받은 기관명 : 해당 기록물을 받은 처리부서 명을 기입한다. ⑦ 인수자 : 해당 기록물을 인수한 사람의 성명을 기입한다. ⑧ 기관코드 : 당해 문서부서가 속하는 단위기관의 코드를 기입한다.

【 별지 제6호 서식 】

문서 접수인

접 수	- ( . . . : )

	< 처 리 요 령 >
※ 접수란의 크기는 기관에 따라 적절하게 조정하여 사용한다. ※ 기재요령 1. 접수등록번호는 처리부서 명과 일련번호를 기재한다. (예) 기획팀인 경우 : 기획팀-23 2. 괄호 안에는 접수일자를 기재한다. 민원문서 등 시ㆍ분까지 기재가 필요한 경우에는 시ㆍ분까지 기재한다. (예) 2004. 5. 10 또는 2004. 5. 10 14:23

【 별지 제7호 서식 】

공문서 영수증

일 련 번 호	받 음
	문서번호	시행일자	제 목	부 수	붙임물	접수일자
년 월 일 받은사람 : 소속 직급 성명 (서명 또는 날인)